Un glosario de negocio con propietarios y responsables técnicos definidos sobre el papel no sirve de mucho si nadie obliga a seguir el proceso. En Collibra, esa obligación la impone el motor de workflows, y merece la pena entender cómo está construido por dentro.
Workflows basados en BPMN
Los workflows de Collibra no son un simple diagrama decorativo: son procesos ejecutables modelados con BPMN (Business Process Model and Notation). La propia documentación para desarrolladores de Collibra lo describe así: los flujos de aprobación, las rutinas de gobierno y las notificaciones se modelan «como procesos BPMN, a los que después se asocian scripts en Groovy y delegates». El diseño se realiza mediante el Workflow Designer, donde se construye visualmente el proceso BPMN, se configuran tareas y puertas de enlace (gateways), y se conecta con los eventos que ocurren dentro de la plataforma, como la creación de un activo o el cambio de un estado.
Esto tiene una implicación práctica importante: al usar un estándar de la industria como BPMN, cualquier persona con experiencia en modelado de procesos de negocio puede leer (y en buena medida modificar) un workflow de gobierno de datos sin partir de cero, aunque la lógica más específica se añada después mediante scripting.
Un caso típico: aprobar un nuevo término del glosario
El ejemplo más habitual para entender esto es el que ya mencioné en el artículo sobre el Business Glossary: la propuesta de un nuevo término de negocio. Collibra incluye de fábrica flujos como «Propose New Business Term» y procesos de aprobación (Approval Process) que gestionan el estado de adopción de un término a lo largo de su ciclo de vida. Lo mismo aplica, con variaciones, a la aprobación de una política de gobierno o a la certificación de un activo de datos como fuente fiable.
Un responsable técnico o un usuario de negocio propone un nuevo término (o un cambio sobre uno existente) desde la interfaz del glosario. El workflow BPMN arranca automáticamente al detectar ese evento.
La tarea se asigna a los roles de recurso definidos para ese dominio, como el responsable técnico, que puede pedir cambios en la definición o completar atributos como la clasificación de seguridad.
El propietario (Owner) del término recibe la tarea de aprobación dentro del workflow. Solo él tiene la autoridad de gobierno para aceptar o rechazar el cambio en este paso.
El estado de adopción del término cambia (por ejemplo, a «Aceptado») y queda disponible en el glosario, con notificaciones automáticas a las partes interesadas del dominio.
Por qué esto importa más allá del glosario
Que los ciclos de aprobación estén modelados como workflows BPMN ejecutables, y no como acuerdos informales por correo o chat, tiene tres consecuencias directas para cualquier organización que gestione datos a escala: hay trazabilidad de quién aprobó qué y cuándo, hay consistencia porque el mismo proceso se aplica siempre igual, y hay capacidad de auditoría, algo imprescindible cuando entran en juego políticas de cumplimiento normativo.
Desde un punto de vista de ingeniería, lo interesante es que estos workflows se pueden ver y editar desde la propia plataforma (Manage Workflows) y, para necesidades más avanzadas, extender con scripting. El gobierno de datos deja así de depender de la buena voluntad y pasa a estar codificado en un proceso.
- Empieza usando los workflows out-of-the-box de Collibra antes de plantearte personalizarlos: cubren la mayoría de ciclos de aprobación habituales.
- Diseña los pasos de revisión y aprobación pensando en los roles de recurso ya definidos en tu operating model, no al revés.
- Revisa periódicamente los workflows desplegados: un proceso de gobierno que nadie revisa tiende a convertirse en un cuello de botella.
¿Quieres ver el otro lado de la moneda: qué activos y términos son los que realmente circulan por estos flujos de aprobación?
Leer sobre el Business Glossary de Collibra