Flujos de aprobación en Power Automate con el conector Approvals

Hay una parte de casi cualquier proceso de negocio que no se puede automatizar del todo: la decisión humana. Alguien tiene que decir «adelante» o «no, así no». El conector Approvals de Power Automate no elimina esa decisión, pero sí la convierte en un paso más dentro de un flujo, con notificación, plazo y trazabilidad incluidos.

Qué es el conector Approvals

Approvals es un conector estándar de Power Automate pensado específicamente para pedir una decisión a una o varias personas dentro de un flujo, y esperar (o no) esa respuesta antes de continuar. Su acción más habitual es Start and wait for an approval, que crea la solicitud de aprobación y detiene el flujo hasta que se cumple la condición de finalización. También existe Create an approval, que lanza la aprobación sin bloquear el flujo, útil para escenarios de tipo «dispara y sigue».

Tipos de aprobación

Según la documentación oficial, el conector admite varios modelos de aprobación, entre ellos los dos más usados en la práctica:

• Everyone must approve (todos deben aprobar): el flujo no continúa hasta que todos los aprobadores han respondido, y cualquier rechazo detiene el proceso.
• First to respond (el primero en responder): la primera respuesta, sea aprobación o rechazo, resuelve la solicitud de inmediato.
• También existen variantes de respuestas personalizadas (más allá de aprobar/rechazar) y de aprobación secuencial, donde los aprobadores responden uno detrás de otro en un orden concreto.

Un ejemplo con dominio genérico: aprobación de una solicitud de compra

Imagina un flujo de solicitud de compra: un empleado rellena un formulario con el importe y el motivo, el flujo comprueba el importe y, si supera un umbral, lanza una aprobación de tipo «first to respond» dirigida al responsable de departamento y al de finanzas. En cuanto uno de los dos aprueba, el flujo continúa creando el pedido; si alguno rechaza, se notifica al solicitante con el motivo indicado.

Ese mismo patrón sirve, con pequeños cambios, para una solicitud de vacaciones, un alta de proveedor o cualquier otro proceso donde una persona debe decir sí o no antes de seguir.

Notificación e histórico

Los aprobadores pueden responder desde varios sitios sin necesidad de abrir Power Automate: desde el propio correo de Outlook (con botones de acción directamente en el mensaje), desde una tarjeta adaptable en Microsoft Teams, o desde el centro de aprobaciones de la app de Power Automate. Esto reduce mucho la fricción, porque la persona que aprueba no tiene que aprender una herramienta nueva: recibe la notificación en el canal que ya usa a diario y responde ahí mismo.

El histórico de cada solicitud —quién respondió, cuándo y con qué comentario— queda registrado y consultable desde ese mismo centro de aprobaciones, lo que resulta útil tanto para auditoría como para resolver dudas del tipo «¿quién aprobó esto y cuándo?». En procesos regulados, como una solicitud de compra por encima de cierto importe, ese registro puede ser tan importante como la propia aprobación.

Conviene tener en cuenta también que las respuestas se comparan de forma sensible a mayúsculas y minúsculas, así que si personalizas los textos de «Aprobar» y «Rechazar» hay que mantener esos mismos valores exactos en las condiciones que evalúan la respuesta más adelante en el flujo.

Cinco consejos para diseñar aprobaciones

• Elige «first to respond» cuando cualquier aprobador válido es suficiente, y «everyone must approve» cuando todos deben estar de acuerdo.
• Incluye siempre contexto claro en el título y los detalles de la aprobación: quien aprueba desde el correo no tiene el flujo delante.
• Añade una rama para el caso de rechazo, no solo para la aprobación: notifica al solicitante con el motivo.
• Si el proceso tiene varios niveles de aprobación con orden estricto, valora el modelo de aprobación secuencial en lugar de encadenar acciones manualmente.
• Revisa el histórico de aprobaciones periódicamente para detectar cuellos de botella: aprobadores que tardan, o pasos que casi nunca se rechazan.